Télésecrétariat juridique pour les métiers du droit

Facilitez la gestion de votre cabinet juridique grâce au secrétariat téléphonique externalisé !

En tant que juriste, avocat ou notaire, vous jonglez en permanence entre différentes tâches : consultations, recherches juridiques, rédaction d’actes… La gestion des appels téléphoniques peut être chronophage et impacter votre productivité.

Face à une clientèle souvent exigeante et des dossiers complexes, offrir un service irréprochable en toute circonstance est indispensable. Or, la gestion des appels téléphoniques peut rapidement devenir un frein à la productivité, d’où l’intérêt de la confier à des professionnels.

Contaxium, spécialiste de l’accueil externalisé sur mesure, propose aux professionnels du droit un service de secrétariat téléphonique à distance. Nos télésecrétaires juridiques prennent en charge vos appels entrants et sortants, vous permettant ainsi de vous consacrer pleinement à vos missions essentielles.

À quoi sert le télésecrétariat juridique ?

Le télésecrétariat juridique est une solution externalisée qui permet aux professionnels du droit, tels que les avocats, les notaires et les cabinets juridiques, de confier la gestion de certaines tâches administratives à des prestataires externes. Ces prestataires, généralement basés à distance, disposent des compétences et des outils nécessaires pour accomplir efficacement ces tâches, tout en respectant la confidentialité des dossiers juridiques.

Chez Contaxium, nos services de télésecrétariat juridique sont conçus sur mesure pour répondre aux besoins des avocats, huissiers et autres auxiliaires de justice. Notre objectif : leur apporter une aide précieuse pour une gestion administrative juridique plus simplifiée et performante.

Comment fonctionne le télésecrétariat juridique ?

Concrètement, le cabinet juridique confie à une entreprise de télésecrétariat juridique la gestion de tout ou partie de ses tâches administratives. Le télésecrétaire juridique, ou assistant juridique, généralement formé et expérimenté en droit, s’occupe de ces tâches à distance, en utilisant les outils informatiques et de communication mis à sa disposition. Parmi ses missions, on retrouve :

• La permanence téléphonique et la gestion des emails : le télésecrétariat juridique assure une permanence téléphonique pour répondre aux appels des clients en votre nom. Les télésecrétaires juridiques sont formés pour recueillir les informations, orienter les appels vers le bon interlocuteur et prendre des rendez-vous. Ils peuvent également gérer vos emails en répondant aux messages des clients, en les triant et en les transmettant aux personnes concernées.
• La gestion d’un ou plusieurs agendas : la gestion des agendas est une autre tâche importante que les télésecrétaires juridiques peuvent prendre en charge. Ils peuvent programmer des rendez-vous pour les professionnels du droit, gérer leurs déplacements et tenir à jour leurs calendriers. Ils peuvent également envoyer des rappels aux clients par email ou par téléphone.
• Gestion des tâches administratives : les télésecrétaires juridiques peuvent également prendre en charge une multitude de tâches administratives, telles que comme la préparation de courriers et documents juridiques, la gestion des dossiers clients, la préparation de plaidoiries ou de contrats, la facturation ou la veille juridique. En externalisant ces tâches administratives aux télésecrétaires juridiques, les professionnels du droit peuvent gagner du temps et de l’efficacité, et se concentrer sur les tâches plus importantes qui nécessitent leur expertise juridique.

Quels métiers peuvent bénéficier de services de télésecrétariat juridique ?

Le télésecrétariat juridique offre une solution externalisée précieuse pour de nombreux professionnels du droit, leur permettant de se concentrer sur des tâches plus importantes comme le conseil juridique et la représentation de leurs clients. Parmi les métiers qui peuvent bénéficier des services de télésecrétariat juridique, on retrouve :

Les avocats

• Télésecrétariat avocat : les avocats, qu’ils exercent en cabinet individuel ou en structure plus importante, ont souvent besoin d’une assistance administrative et juridique pour gérer leur activité quotidienne. Les télésecrétaires juridiques apportent un soutien précieux dans la gestion de leur agenda, la prise de rendez-vous, la rédaction de courriers et d’actes juridiques, le suivi des dossiers clients, la facturation, etc.
• Secrétariat téléphonique avocat : si vous êtes avocat, vous avez tout intérêt à déléguer la gestion de vos appels entrants. Un télésecrétaire juridique prend en charge la permanence téléphonique, en répondant aux appels des clients, en filtrant les messages et en transmettant les urgences à l’avocat.
• Permanence téléphonique avocat : en dehors des heures d’ouverture habituelles du cabinet, le télésecrétaire juridique assure également une permanence téléphonique pour répondre aux appels urgents des clients et leur apporter une première orientation.
• Accueil téléphonique avocat : l’accueil téléphonique est très souvent le premier contact qu’un client a avec un cabinet d’avocats. Le standard téléphonique externalisé peut garantir un accueil professionnel et chaleureux, en donnant une image positive du cabinet dès les premiers instants.

Les notaires

Les notaires sont amenés à gérer de nombreux documents juridiques et des formalités administratives complexes. Un télésecrétariat juridique peut les aider dans ces tâches, leur permettant de se consacrer à la rédaction d’actes notariés et au conseil juridique de leurs clients.

Les huissiers de justice

Les huissiers de justice peuvent également externaliser des tâches telles que la rédaction de constats, la signification d’actes et le recouvrement de créances à un télésecrétariat juridique.

Services juridiques d’entreprise

Les juristes d’entreprise peuvent faire appel à un télésecrétariat juridique pour la gestion des contrats, la veille juridique et la rédaction de documents juridiques internes.

Autres professionnels du droit

D’autres professionnels du droit, tels que les juristes d’entreprise, les avocats d’affaires, les conseillers juridiques, etc., peuvent également profiter des avantages du télésecrétariat juridique.

Exigences du télésecrétariat juridique

En plus des compétences techniques et administratives attendues d’un secrétariat classique, le télésecrétariat juridique doit répondre à des exigences supplémentaires liées au domaine du droit :

1. Maîtrise des connaissances juridiques : le télésecrétaire juridique n’est pas un simple réceptionniste. Il doit avoir une solide compréhension du droit et des procédures juridiques, afin de pouvoir renseigner les clients de la meilleure manière. Cela implique une connaissance des domaines juridiques les plus courants : droit civil, droit pénal, cour d’appel ou de cassation, droit du travail et droit de la famille, etc.
2. Compétences rédactionnelles et linguistiques irréprochables : la rédaction de courriers, de comptes-rendus et d’autres documents juridiques fait partie intégrante des missions du télésecrétaire juridique. Il doit donc avoir une excellente maîtrise de la langue française, tant à l’écrit qu’à l’oral. Il doit également être capable de rédiger des textes clairs, concis et précis, en respectant les terminologies juridiques adéquates.
3. Capacités d’organisation et de gestion du temps : le télésecrétaire juridique doit jongler entre de multiples tâches simultanément et gérer son temps de manière efficace. Il doit être capable de prioriser les demandes urgentes, de respecter les délais impartis et de s’adapter aux changements de dernière minute.
4. Qualités relationnelles et communication interpersonnelle : le télésecrétaire juridique est souvent le premier point de contact entre le cabinet et ses clients. Il doit donc être doté d’excellentes qualités relationnelles et d’une communication interpersonnelle irréprochable. Il doit savoir accueillir les clients de manière chaleureuse et professionnelle, répondre à leurs questions avec précision et empathie, et désamorcer les situations conflictuelles.
5. Discrétion et confidentialité : le télésecrétaire juridique est tenu au secret professionnel et doit respecter la confidentialité des dossiers juridiques qu’il traite. Il doit être vigilant quant aux informations qu’il communique et s’assurer qu’elles ne tombent pas entre de mauvaises mains.
6. Maîtrise des outils informatiques : les télésecrétaires juridiques utilisent quotidiennement des logiciels et outils informatiques pour faire leurs tâches. Ils doivent donc avoir une bonne maîtrise des outils de traitement de texte, de messagerie électronique, de gestion de rendez-vous et de facturation.
7. Flexibilité et adaptabilité : les horaires de travail peuvent être variables et il faut parfois travailler sous pression. Il est donc important que le télésecrétaire juridique soit capable d’être flexible et de gérer son stress. En plus de ces exigences, il doit s’adapter aux différents publics et aux différentes situations qu’il rencontre.

Pourquoi choisir Contaxium pour votre télésecrétariat juridique ?

Vous êtes un avocat, un notaire ou un autre professionnel du droit à la recherche d’un partenaire fiable pour votre télésecrétariat juridique ? Contaxium est la solution idéale pour vous ! Nous proposons une large gamme de services juridiques externalisés, conçus pour vous aider à gagner du temps, à améliorer votre efficacité et à réduire vos coûts.

Externaliser votre secrétariat téléphonique juridique avec Contaxium, c’est profiter de nombreux avantages :

• Télésecrétaires experimentés : Contaxium dispose d’une équipe de télésecrétaires juridiques expérimentés et qualifiés, avec une excellente maîtrise du droit et des procédures juridiques. Ils sont à même de vous assister dans tous vos domaines d’intervention au quotidien.
• Tarifs compétitifs : nous vous proposons des tarifs compétitifs et transparents, adaptés à votre budget. Maîtrisez vos coûts et bénéficiez d’un excellent rapport qualité-prix.
• Gain de temps et d’efficacité : déléguez la gestion de vos appels téléphoniques à nos télésecrétaires et gagnez du temps pour vous concentrer sur votre activité juridique.
• Amélioration de votre accueil client : nos télésecrétaires répondront à vos appels de manière courtoise et efficace, en veillant à renseigner vos clients de manière précise et pertinente.
• Flexibilité et réactivité : offrez à vos clients un service plus professionnel et plus réactif ! Nous assurons une permanence juridique 24h/24 et 7j/7 pour répondre à vos besoins urgents et pour vous assurer un service continu.

Contaxium, votre partenaire de confiance pour un secrétariat téléphonique juridique de qualité. Contactez-nous dès aujourd’hui pour un devis gratuit et personnalisé.