Pour gérer au mieux votre business et le développer, vous devez vous concentrer sur les tâches essentielles à la croissance de votre entreprise. Contaxium propose un secrétariat à distance pour profitez de nombreux avantages. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur des missions importantes en déléguant certaines actions chronophages.
Le principe du secrétariat à distance
Une secrétaire virtuelle est une personne fiable qui s’occupe de la gestion de nombreuses missions annexes à votre business, mais qui sont essentielles pour son bon fonctionnement.
La fonction première du secrétariat à distance est d’alléger votre charge de travail. Vous pouvez notamment lui déléguer :
La gestion de la comptabilité
Un des grands atouts du secrétariat à distance, c’est de pouvoir déléguer certaines tâches comptables. Bien que cela ne remplace pas un expert-comptable, un secrétaire à distance peut grandement vous aider dans la gestion de vos finances au quotidien. Il peut, par exemple, préparer vos factures et vous fournir des rapports réguliers sur la santé financière de votre entreprise. Grâce à lui, vous aurez une vision claire de votre situation financière et vous pourrez prendre les bonnes décisions.
La gestion de certaines tâches administratives
Vous n’avez plus besoin d’une secrétaire à temps plein dans votre bureau. Avec le secrétariat à distance, vous pouvez faire appel à un professionnel qui s’adapte à vos besoins. Il se charge de toutes les tâches qui peuvent être chronophages : gestion de votre agenda, préparation de vos réunions, rédaction de vos courriers, classement des fichiers. C’est la solution idéale pour gagner en flexibilité et en efficacité, sans les contraintes d’un emploi à temps plein.
La gestion des paiements
Vous en avez assez de passer des heures à jongler entre les factures et les relevés bancaires ? Une secrétaire virtuelle prend en charge la gestion complète de vos paiements : suivi des clients, relance en cas de retard, et même réalisation des virements. C’est comme avoir un comptable personnel, mais à distance. En confiant ces tâches, vous gagnez un temps non négligeable et vous réduisez les risques de vous tromper dans vos comptes. Résultat : des finances plus saines et un suivi beaucoup plus précis de toutes vos transactions.
La gestion du mailing
Le secrétariat à distance peut prendre en charge l’ensemble de votre communication par email. Cela comprend la rédaction et l’envoi d’emails personnalisés (demandes de devis, confirmations de commandes, etc.), la création et la diffusion de newsletters informatives ou promotionnelles, ainsi que la gestion de votre boîte de réception (triage, classement, réponses aux demandes courantes). Cette externalisation vous permet également de faire face aux pics d’activité sans avoir à recruter de personnel supplémentaire.
La gestion des réseaux sociaux
Aujourd’hui, la gestion des réseaux sociaux est devenue un incontournable de la communication digitale d’une entreprise. Une secrétaire à distance peut vous aider à trouver votre voix et à créer une communauté engagée autour de votre marque. Elle connaît les codes de chaque plateforme (Facebook, Instagram, LinkedIn…) et saura créer et adapter le contenu à votre public cible, et même gérer les campagnes publicitaires. Cela permet à l’entreprise de maintenir une présence active en ligne sans avoir à investir du temps quotidiennement dans cette tâche.
C’est une secrétaire virtuelle qui travaille pour vous en suivant vos recommandations. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises font appel à ses services de télésecrétariat et seraient dans l’embarras sans cette précieuse assistance.
Les avantages du secrétariat à distance
Un chiffre pour commencer : faire appel à une assistance virtuelle peut vous faire économiser jusqu’à 78 % des coûts de gestion chaque année. Mais engager une secrétaire virtuelle, ce n’est pas faire confiance à n’importe quel assistant en ligne. En effet, vous bénéficiez des services d’une personne qualifiée et efficace.
En général, le secrétariat à distance vous fait profiter de 3 principaux avantages :
- L’efficacité
- La flexibilité
- un faible coût
Choisir le secrétariat à distance, c’est opter pour l’efficacité
Quand vous faites appel aux services d’un secrétariat à distance, vous bénéficiez de l’appui d’une personne compétente qui a de l’expérience dans les tâches que vous lui confiez.
Une secrétaire virtuelle n’a pas besoin qu’on lui explique les process pour gérer votre comptabilité, vos fiches de paie ou d’autres tâches administratives. Ces personnes connaissent la plupart des outils qu’utilisent les entreprises et peuvent même vous aider à améliorer vos systèmes de gestion.
Surtout, ils sont plus rapides pour effectuer ce type de mission que vous ! Alors, ne perdez pas de temps inutilement et engagez un secrétariat à distance.
Un service flexible qui s’adapte à vos besoins
Les travailleurs à distance sont certainement les personnes les plus flexibles qui existent sur le marché du travail. Une secrétaire virtuelle sait comment mener à bien de nombreuses missions et possède de grandes capacités d’adaptation.
Elle va rapidement maîtriser vos processus et avoir un impact important sur la gestion du “back office” de votre entreprise.
Un service de qualité à faible coût
En déléguant certaines tâches à un secrétariat à distance, vous permettez à vous et vos équipes d’être plus focalisés sur les missions qui rapportent de l’argent à votre entreprise.
De plus, vous n’avez pas forcément besoin d’engager une secrétaire virtuelle à temps plein. Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez rémunérer votre secrétaire virtuelle au taux horaire d’un travailleur à distance à temps partiel et ainsi économiser de l’argent !
Contaxium : un service de secrétariat à distance dédié à votre activité
Le secrétariat à distance vous fait bénéficier de nombreux avantages. C’est une assistance efficace pour développer votre business et vous concentrer sur vos missions les plus importantes. Elle vous fait aussi réaliser des économies. Alors n’attendez plus et tester cette solution dès maintenant avec Contaxium, votre spécialiste en accueil téléphonique externalisé !