En tant qu’offices dédiés aux services juridiques et administratifs, les études notariales reçoivent de nombreux appels, qu’il s’agisse de prendre un rendez-vous chez un notaire, d’obtenir des informations juridiques, ou encore de répondre à des questions à un notaire.
Pour répondre aux attentes des clients tout en optimisant les ressources internes, de nombreuses études notariales choisissent de collaborer avec un spécialiste de l’accueil externalisé. Ce choix garantit un standard téléphonique professionnel, courtois et personnalisé : un service de qualité pour les cabinets de notaires.
Notaire : pourquoi mettre en place une permanence téléphonique ?
Les notaires sont souvent occupés par des rendez-vous en personne, des réunions, et la rédaction de documents importants. La mise en place d’une permanence téléphonique pour notaires offre une réponse efficace aux appels entrants, ce qui présente de nombreux avantages.
Optimisez votre temps
Avec une permanence téléphonique notaire, les notaires et leurs équipes peuvent se concentrer sur les tâches prioritaires et les clients présents. La gestion des appels peut vite devenir chronophage, surtout dans les cabinets de notaires où le volume d’appels est élevé. Grâce à un service de téléphone notaire externalisé, les appels sont gérés par une équipe dédiée, qui trie les demandes, prend les messages et organise les rendez-vous.
Soignez l’image de votre office notariale
Un accueil téléphonique notaire professionnel renvoie une image sérieuse et soignée de l’office. Une permanence téléphonique offre aux appelants une expérience de qualité, les rassure sur la prise en charge de leur demande et leur donne une impression positive. En effet, un contact notaire rapide et courtois contribue à fidéliser la clientèle et renforce la réputation de l’office.
Restez joignables à tout moment
Dans certains cas, un client ou un futur client souhaite parler à un notaire en dehors des horaires de bureau, que ce soit pour une question urgente ou pour prendre rendez-vous chez un notaire. Un call center dédié permet aux cabinets de notaires de maintenir une disponibilité quasi constante et donc d’offrir un service notaire flexible qui répond aux besoins des clients. Cela est particulièrement pertinent pour les notaires qui ont une clientèle variée et de nombreuses consultations.
Personnalisez l’accueil téléphonique
Chaque étude notariale a ses pratiques, et une permanence notaire doit s’adapter à ces particularités. Contaxium propose un service d’accueil personnalisé qui s’aligne sur les besoins de chaque office notarial. Les secrétaires téléphoniques sont formées pour répondre aux appels de manière adaptée, en suivant les consignes de chaque cabinet notarial. En cas d’urgence ou de demande précise, les équipes peuvent également orienter directement les appelants vers un interlocuteur dédié.
Contaxium : secrétariat téléphonique pour les notaires
Contaxium se spécialise dans l’accueil externalisé sur mesure pour les professionnels, dont les notaires. Voici comment nous accompagnons les notaires au quotidien :
- Prise de rendez-vous et gestion des appels : l’accueil téléphonique de Contaxium est spécialement formé pour organiser les agendas des notaires, prendre les appels pour les rendez-vous notaire, et gérer les questions des clients.
- Traitement des questions notariales : les secrétaires téléphoniques de Contaxium sont formées pour répondre aux demandes les plus fréquentes, qu’il s’agisse de questions juridiques générales ou d’un suivi de dossier. En cas de demande, le client est orienté vers le notaire, vers un conseiller notarial gratuit ou simplement vers un interlocuteur compétent du cabinet.
- Décroché immédiat : nos téléopérateurs assurent l’accueil téléphonique en horaires étendus, soirs, weekends et jours fériés.
- Personnalisation du message et accueil adapté : Contaxium offre une flexibilité qui permet aux cabinets de notaires de personnaliser leur message d’accueil ainsi que les procédures de réponse. Les appels entrants peuvent être traités avec des scripts, adaptés à chaque cabinet notaire, garantissant ainsi une image professionnelle et homogène.
- Maintien de la relation client : avec un accueil notaire de qualité, les notaires peuvent offrir une expérience positive aux clients, tout en renforçant la relation de confiance qui est au cœur de la profession. En effet, la disponibilité d’un notaire par téléphone est un gage de sérieux et de réactivité, des valeurs essentielles pour les études notariales. Les clients savent qu’ils peuvent compter sur un numéro notaire fiable pour obtenir des informations ou pour être mis en relation avec un notaire rapidement.
- Des outils performants : une application mobile vous permet de suivre en temps réel l’activité de votre ligne téléphonique et les instructions données à nos téléopérateurs(trices). Vous pouvez également consulter l’historique des appels.
Non seulement la permanence notaire permet de gagner en efficacité, mais elle garantit également une image professionnelle de l’office notarial et assure une prise en charge continue des clients.
Si vous êtes à la recherche d’une solution notaire pour optimiser votre accueil téléphonique, gérer vos rendez-vous et offrir un service de qualité à vos clients, Contaxium est le partenaire idéal. Que ce soit pour prendre un rendez-vous chez un notaire, poser une question ou connaître l’avancée d’un dossier, votre cabinet notarial sera toujours joignable, grâce à une équipe experte qui prend en charge chaque appel.
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