Vous souhaitez offrir à vos clients une expérience téléphonique irréprochable ? Le standard téléphonique déporté, aussi appelé accueil téléphonique externalisé, pourrait être la solution idéale pour optimiser votre gestion des appels. Hébergé à distance, ce système assure une prise en charge professionnelle des appels sans nécessiter de ressources internes. Que ce soit pour gérer des pics d’appels ou répondre aux demandes après les heures de bureau, déléguer cette tâche à un spécialiste de l’accueil externalisé pour vous faire gagner en temps et en efficacité. Dans cet article, Contaxium vous explique tout sur ce type de gestion téléphonique et les critères indispensables pour choisir le bon prestataire.
Qu’est-ce que le standard téléphonique déporté ?
Un standard téléphonique déporté est un système où la gestion des appels d’une entreprise est confiée à un prestataire externe, qui peut être basé en France ou à l’étranger. Il s’agit d’une solution idéale pour externaliser la gestion de votre accueil téléphonique entreprise, tout en bénéficiant d’un service de haute qualité sans avoir à embaucher en interne.
En pratique, lorsque vos clients appellent votre entreprise, les appels sont redirigés vers un standard téléphonique à distance géré par le prestataire extérieur. Celui-ci répond aux appels selon des consignes préétablies, qu’il s’agisse de simples prises de messages, de gestion d’agendas ou encore de réponses plus complexes nécessitant un support technique ou commercial.
À qui s’adresse le standard téléphonique déporté ?
Le standard téléphonique déporté s’adresse à toutes les entreprises qui souhaitent :
- Améliorer leur service client : la gestion des appels téléphoniques par des professionnels garantit une réponse rapide et efficace aux besoins des clients.
- Réduire leurs coûts : externaliser son standard téléphonique permet de diminuer les charges salariales et les coûts d’infrastructure associés à un service interne.
- Gagner en flexibilité : grâce à l’externalisation, vous pouvez ajuster votre service en fonction de vos besoins, notamment lors des pics d’activité ou des périodes de vacances.
- Garantir une continuité de service : avec une permanence téléphonique entreprise, vous ne manquez aucun appel, même en dehors des heures de bureau.
Les secteurs concernés par ce type de service client externalisé sont variés : professions libérales, la santé, énergie / bâtiments ou encore le secteur de l’automobile. Toute entreprise soucieuse d’offrir un accueil téléphonique professionnel à ses clients peut bénéficier de cette solution.
Combien coûte un standard téléphonique déporté ?
Le prix standard téléphonique déporté varie en fonction de plusieurs critères :
- Le volume d’appels : plus le nombre d’appels à traiter est important, plus le coût sera élevé.
- Le niveau de personnalisation du service : un simple accueil téléphonique externalisé avec prise de messages sera moins coûteux qu’une gestion complète du service client avec suivi des dossiers ou support technique.
- La disponibilité souhaitée : si vous optez pour une permanence téléphonique entreprise 24h/24, 7j/7, les tarifs seront plus élevés que pour une gestion en heures ouvrées.
- Les services additionnels : certaines entreprises proposent des services complémentaires comme l’accueil personnalisé, la gestion des agendas ou la prise de rendez-vous, la gestion des plannings ou encore l’intégration avec votre CRM, ce qui peut influencer les coûts.
Comment choisir un standard téléphonique déporté ?
Choisir un standard téléphonique externalisé nécessite de prendre en compte plusieurs critères. Voici 5 principaux points à évaluer :
1. Compétence et expertise
Un bon standard téléphonique déporté doit être capable de répondre aux appels de manière professionnelle, en respectant vos consignes et en s’adaptant à vos spécificités sectorielles. Vérifiez l’expérience du prestataire dans la gestion d’appels, ainsi que la formation de ses opérateurs.
Un prestataire expérimenté saura traiter une variété de situations, de la simple prise de rendez-vous à la gestion d’appels techniques. Une bonne connaissance des outils de gestion téléphonique et des logiciels CRM est également un atout qui facilite l’intégration des appels dans vos systèmes internes.
2. Qualité du service
La qualité du service fourni est primordiale, et plusieurs facteurs entrent en jeu :
- Réactivité et disponibilité : le standard téléphonique doit être disponible pendant les horaires convenus et capable de répondre rapidement aux appels. Vérifiez également si le prestataire peut assurer une continuité de service en dehors des heures de bureau ou lors des périodes de congé.
- Gestion des pics d’activité : votre prestataire doit être en mesure de gérer les périodes de forte affluence, notamment lors de promotions, événements ou périodes chargées (comme les fêtes de fin d’année). Une bonne gestion des pics d’activité garantit que vos clients ne rencontrent pas d’attentes trop longues ou de refus d’appel.
- Personnalisation du service : un autre aspect important est la capacité du standard déporté à personnaliser son approche selon vos besoins. Les messages d’accueil, les scripts de réponse, et le traitement des appels doivent être en phase avec l’image de marque de votre entreprise. Un prestataire capable d’adapter ses services à vos attentes permettra une meilleure expérience client.
3. Confidentialité et sécurité
La gestion des appels peut impliquer la manipulation de données sensibles, notamment lorsqu’il s’agit de clients. La confidentialité et la sécurité des informations doivent donc être au cœur de vos critères de sélection. Le prestataire doit respecter les normes RGPD pour assurer la protection des données personnelles.
Il doit également mettre en place des mesures de sécurisation des données : les enregistrements d’appels, les bases de données clients ou encore les informations partagées lors des appels doivent être protégés contre tout accès non autorisé. Vous pouvez demander au prestataire s’il utilise des technologies de chiffrement et des solutions de sauvegarde régulières.
4. Flexibilité et évolutivité
Les besoins d’une entreprise évoluent avec le temps, que ce soit en raison de la croissance de l’activité ou de changements organisationnels. Le prestataire doit être capable de s’adapter à vos besoins actuels tout en anticipant vos besoins futurs.
Choisissez un prestataire capable d’évoluer avec votre entreprise, que ce soit en augmentant le nombre d’opérateurs ou en offrant des services supplémentaires comme la gestion de différentes langues ou l’intégration avec d’autres outils de communication. Cette évolutivité garantit que votre standard déporté ne devienne pas obsolète à mesure que votre entreprise se développe.
5. Tarifs proposés
Enfin, les tarifs proposés par le prestataire sont bien entendu un facteur déterminant. Pensez à comparer plusieurs offres et comprendre précisément ce qui est inclus dans chaque forfait. Certains prestataires proposent des facturations à l’appel, d’autres des forfaits mensuels. Veillez à choisir une solution en adéquation avec vos volumes d’appels et vos périodes d’activité.
Faites attention aux frais cachés, comme les coûts supplémentaires en cas de pics d’appels ou de services personnalisés. Assurez-vous également que le rapport qualité-prix est justifié : une prestation low-cost peut être intéressante à court terme, mais elle peut devenir moins fiable ou manquer de flexibilité.
Pourquoi choisir Contaxium pour son standard téléphonique déporté ?
Contaxium est votre partenaire de choix pour votre standard téléphonique déporté. Spécialistes de l’accueil externalisé depuis 2017, nous avons une solide expérience dans la gestion des appels entrants pour des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Nos opérateurs sont formés pour proposer un accueil téléphonique professionnel et 100% personnalisable, tout en utilisant les meilleurs outils numériques dédiés. Nous vous garantissons une réponse rapide et adaptée à chaque appel, quelle que soit la situation, avec une disponibilité 24h/24 et 7j/7.
Quel que soit votre secteur, Contaxium vous accompagne dans la gestion de votre standard téléphonique à distance, vous permettant ainsi de vous concentrer sur le développement de votre activité. Contactez un conseiller pour en savoir plus sur nos prestations et obtenir un devis personnalisé !