Vous manquez de temps pour gérer vos tâches administratives ? Votre entreprise a besoin d’une prise en charge efficace des appels téléphoniques, de la gestion des agendas et du traitement des courriers sans embaucher une secrétaire en interne ? Le secrétariat externalisé est la solution idéale pour optimiser votre organisation tout en maîtrisant vos coûts. Mais combien coûte réellement un service de secrétariat externalisé ?
Le tarif secrétariat externalisé varie selon plusieurs critères : volume de travail, durée d’engagement, niveau d’expertise requis ou encore choix du prestataire. Entre forfaits mensuels, tarification à l’heure ou au nombre de tâches traitées, les options sont nombreuses et flexibles. Contaxium vous explique les différents modèles de facturation, les avantages de l’externalisation et les clés pour choisir la meilleure offre.
Secrétariat externalisé : qu’est-ce que c’est ?
Le secrétariat externalisé consiste à confier à une entreprise ou à un prestataire extérieur la gestion des tâches administratives liées à au standard téléphonique, la gestion des agendas, la prise en charge des emails, et bien plus encore. Ce service permet aux entreprises de gagner du temps et d’améliorer leur productivité sans devoir embaucher un employé à temps plein. Grâce au secrétariat à distance, il est possible d’avoir un support administratif réactif et de qualité, sans avoir à gérer les contraintes liées à un poste interne.
Le secrétariat externalisé est particulièrement adapté aux PME, aux professions libérales comme les avocats ou les médecins, et à toute structure qui cherche à réduire ses coûts tout en maintenant un haut niveau de service. Il peut aussi être utile aux indépendants et entrepreneurs qui souhaitent déléguer des tâches sans se soucier de l’administration.
Comment déterminer le tarif d’un secrétariat externalisé ?
Plusieurs facteurs influencent le tarif secrétariat externalisé. Chaque prestation est unique, et le coût peut varier en fonction du type de service demandé, du volume de travail et des spécificités de l’entreprise. Voici les critères à prendre en compte pour déterminer ce tarif.
Le mode de travail de la secrétaire externalisée
Le mode de travail du secrétaire à distance a un impact direct sur le coût de la prestation. Un secrétariat à distance peut se faire selon différents formats : à la demande, à temps partiel ou à temps plein. Les horaires de travail, la disponibilité du secrétaire et la complexité des tâches à accomplir détermineront si le coût est plus ou moins élevé. Un télésecrétariat externalisé en 24/7 sera par exemple plus coûteux qu’une simple gestion d’agendas sur une plage horaire classique.
Les tâches effectuées par la secrétaire externe
Certaines entreprises nécessitent des prestations plus techniques, comme la gestion de la pharmacovigilance, la rédaction de documents juridiques ou encore la préparation de réunions. D’autres se contenteront de tâches administratives classiques telles que la gestion des emails, la prise de rendez-vous, et l’accueil téléphonique. Une secrétaire indépendante qui assure des missions plus spécialisées, comme le secrétariat téléphonique externalisé ou l’assistance dans des domaines spécifiques, peut facturer des tarifs plus élevés.
Les degrés d’urgence à traiter
La réactivité et l’urgence des tâches à effectuer ont également un impact sur les tarifs d’externalisation administrative. Si vous avez besoin d’une réponse rapide, d’un service à la demande ou d’une prise en charge immédiate, le coût pourra augmenter. En revanche, pour des missions régulières ou moins urgentes, un tarif plus modéré peut s’appliquer.
Le type de client à gérer par la secrétaire externe
Une assistante externalisée qui travaille pour des secteurs particuliers, comme la santé ou le juridique, peut facturer davantage en raison des compétences spécialisées requises. Par exemple, un secrétariat externalisé dans le domaine médical exige un niveau de formation spécifique, ce qui justifie des tarifs plus élevés.
Secrétariat externalisé : les forfaits existants
Plusieurs modèles de tarification existent. Chaque option répond à des besoins particuliers et peut correspondre à différents types de clients.
Les forfaits horaires
Le tarif peut être calculé sur une base horaire. Ce modèle convient particulièrement aux entreprises qui ont un besoin ponctuel ou variable de services administratifs. Vous payez uniquement pour le temps passé sur vos tâches, et il est facile de contrôler les coûts. Les tarifs horaires d’une secrétaire indépendante varient généralement entre 25 € et 60 € de l’heure, en fonction de la complexité des missions.
Les forfaits mensuels
Les forfaits mensuels sont une autre option populaire. Ils conviennent aux entreprises qui ont des besoins réguliers et constants en secrétariat. Dans ce cas, vous payez un tarif fixe chaque mois pour un nombre défini d’heures ou de tâches à accomplir. Ce type de forfait est avantageux si vous prévoyez une charge de travail stable et régulière. Le coût mensuel peut varier de 300 € à 1 500 €, selon les services inclus.
Les forfaits par tâches
Certains prestataires de secrétariat à distance proposent une facturation à la tâche, comme la gestion des appels téléphoniques, la gestion des emails, ou la prise de rendez-vous. Ce modèle est souvent plus économique pour les entreprises ayant des besoins bien définis et une charge de travail modérée. Le tarif prestation secrétariat par tâche est donc très flexible.
Les forfait fixes
Les forfaits fixes sont similaires aux forfaits mensuels, mais ils couvrent un ensemble défini de services pendant une période donnée, généralement de 3 à 6 mois. Ils peuvent inclure un nombre illimité de tâches dans certaines catégories ou un service personnalisé, ce qui peut être idéal pour une entreprise cherchant à gérer un volume important de travail administratif sans surprises de coûts.
Les forfaits flexibles
Pour plus de flexibilité, certains prestataires proposent des forfaits flexibles qui s’adaptent aux besoins du client. Ces forfaits sont basés sur un nombre d’heures ou de tâches spécifiques, mais avec la possibilité d’ajuster le contrat en fonction de l’évolution des besoins. C’est une bonne option pour les entreprises en croissance qui nécessitent une assistante administrative adaptable.
Contaxium, le partenaire idéal pour votre secrétariat externalisé
Nous proposons une gestion administrative externalisée 24/7, avec des prestations variées, adaptées aux spécificités de chaque secteur. Que vous soyez dans le secteur de la santé, des professions libérales comme les avocats ou les notaires, ou encore dans le domaine du bâtiment, nous avons une solution sur mesure pour vous.
Nous offrons différents services, tels que l’accueil téléphonique externalisé, le télésecrétariat externalisé, la gestion des agendas, ou encore la pharmacovigilance. Notre équipe est réactive, flexible et disponible pour répondre à vos besoins avec efficacité et professionnalisme.
Grâce à notre tarif secrétariat externalisé compétitif, vous bénéficiez d’un service de haute qualité sans les contraintes d’un recrutement interne. Que vous soyez un indépendant, une PME ou une grande entreprise, n’hésitez pas à faire appel à Contaxium pour une gestion optimale de votre secrétariat externalisé.