La gestion des agendas des praticiens médicaux et paramédicaux nécessite une organisation rigoureuse. Pour ce faire, le télésecrétariat médical peut être la solution. Il s’agit d’un service de secrétariat externalisé qui consiste à faire gérer l’accueil téléphonique et l’assistanat administratif réalisé par des secrétaires à distance.
Ce type d’organisation permet aux docteurs, médecins et autres professionnels de la santé de se consacrer uniquement à leur profession, évitant ainsi les tracas administratifs.
- Comment fonctionne un service de secrétariat médical externalisé ?
- Pourquoi choisir de confier la gestion de votre agenda à des secrétaires externalisés ?
Contaxium, spécialiste du secrétariat médical à distance, vous explique comment et pourquoi privilégier cette option !
Définition et fonctionnement du télésecrétariat médical
L’avènement de l’Internet et des technologies digitales ont définitivement contribué au développement du secrétariat médical à distance. Il vous permet en tant que professionnels de la santé de déléguer l’organisation vos activités, notamment la prise de rendez-vous, à des services externes afin de vous concentrer sur vos tâches et vos missions quotidiennes.
Secrétariat médical externe : quelle définition ?
Encore appelé assistanat médical virtuel, le télésecrétariat médical est, vous l’aurez compris, un mode de gestion externalisé des agendas des cabinets et des centres médicaux. Avec eux et selon le besoin exprimé, le ou la secrétaire médicale traite tout ou partie des appels entrants destinés aux professionnels de la santé.
Il permet par exemple d’externaliser la prise de rendez-vous des patients ou dans certains cas, pallier l’absence d’une ou de plusieurs secrétaires pour des raisons variées (congés, départ, arrêt maladie…).
Quel est le fonctionnement de ce système ?
La digitalisation de la bureautique et de l’administration a rendu relativement simple le fonctionnement du télésecrétariat médical. Pour la prise en charge des appels entrants, un simple transfert de ligne téléphonique suffit. À cela, va s’ajouter un certain nombre de logiciels et d’applications destinés à :
- faciliter la synchronisation de l’agenda
- le partage des informations, données et documents.
Pour un échange et une communication fluide entre le praticien et le télésecrétariat médical, des outils de messagerie et de notification sont mis en place. Les fonctionnalités et le paramétrage peuvent se faire à distance.
Missions et avantages du secrétariat médical à distance ?
Si la méthode a connu et continue de connaître un grand succès, c’est parce que confier la gestion de ses activités et rendez-vous professionnels à un secrétariat à distance est assez bénéfique.
Les missions d’un secrétariat médical externalisé
Déléguer la gestion de son agenda à un prestataire œuvrant dans le secrétariat médical à distance permet de mener à bien plusieurs missions :
- L’accueil téléphonique et personnalisé des patients
- Assurer la prise de rendez-vous
- Renvoyer les appels urgents vers la ligne personnelle du praticien
- Assurer la gestion du planning
Le fait d’assurer ces missions de l’extérieur offre aux médecins ou autres professionnels de santé plusieurs avantages.
Les avantages qu’offrent un secrétariat médical à distance
Déléguer la communication et les tâches administratives à un prestataire confère plusieurs avantages aux praticiens :
- Un gain de temps : vous pouvez vous consacrer entièrement à vos consultations sans être continuellement interrompu par les appels des patients.
- Une solution économique : contrairement à un secrétaire classique, le secrétaire médical vous évite de payer des charges fixes liées à son embauche (salaires, assurances, charges sociales, etc.).
- Une assistance de tous les temps : l’activité d’un médecin est très souvent chargée, le secrétariat médical à distance vous soulage des tâches administratives et continue d’assurer votre disponibilité durant les heures creuses.
Gestion des interventions, rédaction des comptes-rendus médicaux, réception des appels téléphoniques… Le télésecrétariat médical est définitivement le meilleur allié des professionnels de la santé ! Pour le mettre en place, nos experts Contaxium peuvent vous aider.