Le tarif d’un secrétariat médical à distance varie selon la formule choisie. À l’appel, il faut prévoir entre 1 € et 2,50 € par appel traité. En forfait mensuel, les prix démarrent autour de 70 € et peuvent dépasser 200 € selon le volume, les horaires et les options incluses.
Pour beaucoup de praticiens, il s’agit d’une solution plus simple et économique que d’embaucher. Le télésecrétariat médical offre une vraie souplesse, surtout quand on veut déléguer les appels sans perdre en qualité d’accueil. Encore faut-il bien choisir son prestataire, comprendre les modèles de télésecrétariat médical et savoir ce que chaque formule inclut. Contaxium, spécialiste de l’accueil externalisé, fait le point.
Qu’est-ce qu’un secrétariat médical à distance ?
Le secrétariat téléphonique médical à distance est un service d’accueil externalisé spécialisé dans la gestion des appels entrants pour les professionnels de santé. Concrètement, au lieu d’avoir une secrétaire sur place, vous déléguez cette mission à une équipe à distance qui prend vos appels, gère vos rendez-vous, filtre les urgences, annule ou déplace les consultations, le tout en temps réel et avec un haut niveau de confidentialité.
Ce télésecrétariat médical peut fonctionner de façon ponctuelle (remplacement, surcharge d’activité) ou permanente, selon vos besoins. Il repose sur des outils numériques performants (agenda en ligne, téléphonie VoIP, messagerie sécurisée) et s’adapte à la manière dont vous exercez.
À qui s’adresse le secrétariat médical à distance ?
Le secrétariat médical externalisé convient à de nombreux profils. Il peut s’agir :
- D’un médecin libéral qui ne souhaite pas embaucher de secrétaire à plein temps.
- D’un cabinet en développement qui a besoin de souplesse.
- D’un professionnel en téléconsultation ou en exercice isolé.
- D’une structure médicale avec plusieurs praticiens cherchant à optimiser la gestion des appels.
- D’un spécialiste qui veut libérer du temps médical sans sacrifier la qualité de la relation patient.
Ce modèle attire aussi les professionnels souhaitant éviter les contraintes liées à l’embauche (charges, gestion RH, salaire secrétaire médicale, turnover, congés, etc.) tout en bénéficiant d’un service professionnel et réactif.
Les tarifs d’un secrétariat médical à distance
Il existe plusieurs façons de facturer un service de télésecrétariat médical. Chaque prestataire propose des formules adaptées aux besoins et au volume d’appels. Voici les deux grandes familles de tarification.
À l’appel traité
Ce modèle repose sur le nombre d’appels pris en charge par le prestataire. Il convient particulièrement aux cabinets avec un volume d’appels modéré ou variable.
- Fonctionnement : vous payez uniquement les appels pris (ou les actions réalisées).
- Prix moyen : entre 1 € et 2,50 € par appel selon la complexité (prise de message, agenda, filtrage…).
- Avantages : tarification à l’usage, pas de coûts fixes.
- Inconvénients : difficile à prévoir sur les périodes de forte activité.
Ce modèle permet de comparer facilement le prix d’un prestataire à un autre, en fonction de votre flux d’appels mensuels. Il est donc idéal pour un test ou un démarrage.
Au forfait
Dans ce cas, vous payez un abonnement mensuel pour un volume d’appels, de rendez-vous ou d’heures de gestion défini à l’avance. Voici les forfaits les plus courants :
- 80 appels / mois : à partir de 70 à 120 € HT/mois
- 150 appels / mois : autour de 130 à 200 € HT/mois
- Forfait illimité ou sur-mesure possible
Autres formats :
- Forfait à l’heure (ex : tarif horaire secrétaire médicale entre 25 € et 40 € selon les services inclus)
- Forfait à la journée ou à la semaine pour des remplacements ponctuels.
Ce modèle est plus adapté aux cabinets à fort trafic ou à ceux qui veulent maîtriser leur budget avec un tarif fixe. Il est aussi souvent préféré par les praticiens qui souhaitent une continuité de service ou une couverture large (ex. 8h-20h du lundi au samedi).
Le tarif du télésecrétariat médical peut donc fortement varier selon les prestations incluses : standard téléphonique, agenda, relances, rappel des patients, gestion de plusieurs praticiens, etc. D’où l’importance de comparer les prix des prestations en détail.
8 critères pour bien choisir son secrétariat médical
Le tarif est important, mais il ne doit pas être le seul critère. Voici les éléments à prendre en compte pour choisir un secrétariat téléphonique médical à distance fiable et efficace.
- Expérience dans le secteur médical : optez pour un secrétariat habitué à votre spécialité (généraliste, spécialiste, centre d’imagerie, etc.). Cela garantit une meilleure compréhension des termes médicaux et des besoins spécifiques (urgences, priorités, etc.).
- Amplitude horaire : assurez-vous que le prestataire propose des plages horaires compatibles avec votre activité (soir, week-end, jours fériés si nécessaire). Certains offrent un service 24h/24, d’autres en horaires de bureau.
- Personnalisation du service : le prestataire doit pouvoir adapter ses consignes (urgence, priorisation, consignes COVID, etc.) et faire évoluer le service au fil du temps.
- Qualité de l’accueil téléphonique : la première impression compte : la voix, la politesse, le ton et la clarté sont cruciaux. Évaluez le professionnalisme du personnel dans la gestion des appels patients.
- Réactivité et taux de décroché : au moins 95 % des appels doivent être pris. Un bon secrétariat traite les appels sans attente excessive et limite les appels manqués. Demandez les statistiques (taux de décroché, temps moyen de réponse…).
- Transparence des tarifs : comparez les forfaits à l’appel et au forfait mensuel. Privilégiez une tarification transparente sans frais cachés, et bien calibrée à votre volume d’appels.
- Respect du secret médical et RGPD : vérifiez que l’entreprise respecte la confidentialité des données médicales, est hébergée sur un serveur HDS (Hébergement de Données de Santé) et conforme au RGPD.
- Souplesse du contrat : sans engagement, évolutif selon vos besoins (pics saisonniers, remplacements…).
Pourquoi choisir Contaxium pour son secrétariat médical
Entre le salaire d’une secrétaire médicale en interne et les contraintes RH, le choix d’un secrétariat externalisé permet de gagner en souplesse, en confort de travail et en professionnalisme.
Contaxium vous propose un secrétariat médical externalisé adapté à vos besoins, sans engagement, avec un excellent rapport qualité/prix. Notre promesse : un accueil irréprochable, une organisation fluide, et une relation patients préservée.
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