Les prestations téléphoniques externalisées vous permettent d’être à l’écoute de vos clients et de les fidéliser en prêtant une attention particulière à leurs demandes.
Le télésecrétariat et la permanence téléphonique constituent des formes de prestations téléphoniques à distance. Néanmoins, force est de constater que bon nombre de personnes confondent ces deux métiers.
Contaxium vous éclaire à ce sujet en vous présentant les différentes solutions qui s’offrent à vous.
Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ?
La permanence téléphonique n’est rien d’autre qu’un service de télésecrétariat. Ce service d’accueil téléphonique personnalisé prend en charge la gestion ainsi que le traitement des appels durant des heures déterminées à l’avance.
Généralement, les horaires proposés sont larges et étendus. Ainsi, tous les appels sont réceptionnés et traités, et ce, même après la fermeture de l’entreprise client.
Le prestataire répond aux différents appels en fonction des questions spécifiques fournies préalablement par l’entreprise avec laquelle il travaille.
La permanence téléphonique, gérée principalement par une équipe de secrétaires compétentes, se charge de renseigner les appelants, gérer les appels et les rendez-vous, orienter et transférer également des appels.
Pour une permanence satisfaisante, la réactivité, le professionnalisme et la convivialité sont de mise.
Comment mettre en place une permanence téléphonique ?
La permanence téléphonique vous aide à accueillir de manière professionnelle vos clients. Elle assure l’amélioration de leur expérience vis-à-vis de votre organisation.
Mais comment la mettre en place ? Pour mettre en place la permanence téléphonique, la solution la plus simple et la plus rapide est le logiciel de téléphonie sur IP.
Il s’agit d’une solution entièrement dématérialisée qui vous aide à prendre en charge vos options de téléphonie en interne avec vos équipes opérationnelles. Au niveau individuel, le logiciel de téléphonie sur IP apporte une grande flexibilité dans le paramétrage de votre permanence téléphonique.
Dans un contexte de généralisation du télétravail, cette solution est indispensable. En procédant de cette façon, votre équipe IT ne sera plus obligée d’imposer des horaires fixes aux différentes équipes.
Ces dernières peuvent alors être décorrélées de la charge de travail qui incombe aux agents du call center. Grâce au standard téléphonique cloud, vous pouvez avoir accès à de multiples fonctionnalités indispensables pour l’amélioration de l’efficacité interne.
Quels sont les avantages d’un centre de permanence téléphonique ?
Les avantages d’un centre de permanence téléphonique sont multiples. Il permet entre autres de :
- optimiser votre temps dans votre activité professionnelle : en ayant recours à un prestataire extérieur, vous gagnez du temps. Cela vous aide à rester focalisé sur votre activité professionnelle sans être dérangé par les appels.
- diminuer vos coûts : avec une solution externalisée, vous pouvez économiser 30 % à 60 % sur vos dépenses. Il n’est plus question de réparer les équipements du secrétariat ou de gérer la formation de votre personnel.
- parfaire l’image de votre entreprise : vous éprouvez des difficultés à gérer vos appels à cause du bruit ambiant ou de la surcharge de tâches administratives ? La permanence téléphonique vous aide à gagner en professionnalisme et à simplifier votre quotidien.
Par ailleurs, avec la permanence téléphonique, vous bénéficiez d’une tarification souple qui s’adapte à vos besoins. Cette taxation est modulable et variable en fonction de la prestation choisie.
En outre, vous pouvez même engager une télésecrétaire à distance, une semaine par mois ou quelques heures par semaine.
Augmenter votre productivité avec un secrétariat externe
Le secrétariat externe vous permet de sous-traiter une partie ou la totalité des tâches administratives relevant du secrétariat. Il s’occupe de la gestion des agendas, des plannings, des factures, etc.
Autrement dit, on parle de secrétariat externalisé lorsque le service de secrétariat est assuré par des personnes extérieures à l’entreprise.
De nombreuses entreprises optent pour cette solution parce qu’elle offre de nombreux avantages. Elle permet au dirigeant de libérer du temps pour mieux se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée tout en bénéficiant des aptitudes de la secrétaire externe.
Par la même occasion, il réalise des économies et réduit les dépenses relatives à l’embauche en CDD ou CDI.
Qu’est-ce qu’un télésecrétariat et comment le mettre en place ?
Le télésecrétariat renvoie au secrétariat externalisé ou à distance. Il rassemble tous les services de secrétariat effectués à distance par une entreprise ou un professionnel spécialisé.
Notez que le service de secrétariat, qu’il soit interne ou externe, fait partie de l’entreprise.
Le télésecrétariat constitue le premier contact avec vos interlocuteurs.
Comment mettre en place un télésecrétariat ?
Pour mettre en place un télésecrétariat, la première étape consiste à établir votre projet qui doit être étudié sous tous les angles. Un télésecrétaire opère pour son propre compte depuis son domicile.
Il se doit de respecter les exigences des clients. Cette solution est adaptée pour les TPE ou les PME, qui reçoivent peu d’appels.
Les centres d’appel sont adaptés pour les grandes entreprises. Ils sont en mesure de répondre aux appels intempestifs et conséquents. Ainsi, votre première tâche consiste à analyser vos besoins avant de prendre votre décision en ce qui concerne la mise en place d’un télésecrétariat.
La deuxième étape consiste à analyser les offres des prestataires. Vous devez chercher un prestataire qui saura répondre convenablement à vos besoins.
Comme les offres peuvent être nombreuses, nous vous recommandons de les comparer pour dénicher le télésecrétariat capable de vous proposer des prestations de qualité et adaptées à vos besoins.
Au cours de l’échange commercial avec les prestataires, posez-leur des questions fondamentales concernant : leur disponibilité, leur flexibilité, leur niveau de qualification ou encore le nombre d’années d’exercice (ancienneté de l’entreprise). Grâce à cet échange, vous pourrez avoir une vue d’ensemble sur la fiabilité de vos postulants.
La dernière étape consiste à choisir le professionnel le plus pertinent, qui répondra le mieux à vos besoins et qui est capable de respecter les règles préétablies.
Quels sont les avantages du télésecrétariat ?
À l’instar d’une secrétaire physique, la télésecrétaire remplit diverses missions. Elle peut se charger de la réception d’appel, l’envoi de mails, l’organisation du planning, la gestion des courriers électroniques, l’archivage, la sécurité des données, etc.
Le télésecrétariat vous permet de gagner du temps, d’économiser et de bénéficier du professionnalisme d’un personnel qualifié. Vous trouverez des télésecrétaires spécialisés en fonction de vos besoins spécifiques.
Pourquoi prendre un secrétariat à distance ?
Vous pouvez alléger votre travail en déléguant une partie de vos responsabilités à un secrétaire à distance. Il est possible de procéder de cette façon pour les tâches récurrentes et chronophages pour gagner du temps.
Le secrétaire à distance vous aide à être proactif. Vous pouvez alors rester concentré sur vos tâches prioritaires sans oublier les autres aspects de votre entreprise.
Grâce à la prestation d’un secrétaire à distance, vous pouvez profiter de plusieurs avantages.
- Un travail professionnel géré par un secrétaire indépendant ;
- Des compétences d’un professionnel qualifié avec un budget réduit ;
- Du temps grâce à la flexibilité des horaires de votre secrétaire à distance ;
- Une vie privée épanouie.
En résumé, le télésecrétariat comme la permanence téléphonique vous aident à optimiser votre temps et à réduire vos coûts. Le télésecrétariat fournit les mêmes services qu’un secrétariat physique à la différence qu’il s’agit d’une version externalisée de ce dernier.
La permanence téléphonique assure principalement la prise et la gestion des appels. Le secrétariat à distance vous permet de profiter de votre temps et de mieux vous concentrer sur votre activité.
Pour externaliser votre secrétariat, Contaxium met à votre disposition des téléopérateurs et des téléopératrices spécialisés capables de prendre les appels de vos clients et leur offrir des échanges optimaux, bénéfiques à l’image de votre entreprise.