Encore appelée Help Desk, la hotline est une ligne téléphonique directe installée par une entreprise pour ses clients. Elle assure la réception des appels entrants vers l’entreprise.
Il est indispensable d’installer une hotline afin de fournir une aide aux clients ayant des requêtes particulières. Ces derniers pourront ainsi obtenir des réponses précises à leurs interrogations. Cette solution rapide, efficace et économique assure une continuité des services de l’entreprise et permet d’augmenter votre productivité. Pour une gestion optimale, vous pouvez confier vos besoins à Contaxium.
Augmenter votre productivité avec une hotline téléphonique
Lorsque vous externalisez un service de hotline téléphonique, vous avez plus de facilité à vous concentrer sur votre activité sans vous soucier de la partie téléphonique.
Vous pouvez également mieux organiser vos processus. Les demandes sont classées et traitées par vos opérateurs téléphoniques, contribuant de ce fait à augmenter la productivité de votre entreprise.
Autres avantages de ce service téléphonique
Les avantages d’une hotline téléphonique sont multiples.
- Elle garantit la continuité des processus de vente de l’entreprise : il est certain que vos clients obtiendront une réponse à leur problématique, en cas de besoin.
- Vous n’êtes plus tenu de recruter et de former de nouveaux employés pour effectuer cette tâche : cette solution vous aide à contrôler le coût des ressources humaines de votre entreprise.
- Elle est ouverte et disponible tous les jours et à n’importe quelle heure : cette disponibilité assure la réussite de votre entreprise en améliorant nettement l’expérience client.
- Elle permet de fidéliser vos clients : votre clientèle bénéficiera de la réactivité et de la disponibilité de vos opérateurs. Elle en ressortira satisfaite. L’image de marque de votre entreprise n’en sera qu’améliorée.
Le rôle d’un service de hotline téléphonique
En fonction de l’activité ainsi que des besoins de votre entreprise, les missions d’une hotline téléphonique peuvent varier. En effet, ce service intervient à différents niveaux : avant ou après un achat, à l’ouverture ou à la clôture d’un dossier, au niveau de la simple information, etc.
Il fait office de service client, technique, commercial, et même de service après-vente. Il est possible de contacter une hotline afin de poser des questions ou pour obtenir des informations sur un produit ou un service.
Vous pouvez aussi recourir à une hotline pour régler un problème technique ou annoncer un retard de livraison. Les téléopérateurs se chargent de conseiller, d’accompagner et de dépanner individuellement les clients.
Le fonctionnement de ce centre d’assistance
Le fonctionnement d’un service de hotline téléphonique n’est pas uniforme pour toutes les entreprises. Il varie selon la taille, l’activité, les besoins et les moyens de l’organisation. Par exemple, dans les grandes sociétés, une hotline doit être gérée par une équipe complète pouvant assurer une permanence continue (jusqu’à 7 jours/7 et 24h/24).
En ce qui concerne les moyennes entreprises (TPE – PME), les appels sont filtrés par le standard téléphonique. Les collaborateurs concernés tels que les techniciens, les logisticiens, les comptables et autres peuvent alors traiter les appels au cours des horaires d’ouverture de l’entreprise.
Par ailleurs, une hotline téléphonique est tenue d’avoir un numéro non surtaxé avec un temps d’attente gratuit, même quand elle est gérée par une société extérieure.
In fine, l’externalisation de votre hotline téléphonique vous permet d’augmenter votre productivité. Pour ce faire, Contaxium, expert dans l’assistance et l’accueil téléphonique externe, est à vos côtés ! En fonction de la taille de votre entreprise et de vos besoins, nos conseillers vous orienteront vers la solution la plus adaptée.